Ferramentas para a Gestão de Não Conformidades

Atualmente, existem diversas ferramentas que auxiliam o processo de registro, controle e tratamento de não conformidades reais ou potenciais, assim como para oportunidades de melhoria. Elas contribuem para a eficácia no processo de ação corretiva das Não Conformidades detectadas em uma organização. Aplicadas de maneira correta, essas ferramentas podem gerar resultados claros que irão facilitar a tomada de decisão e garantir sucesso dos planos de ação.

Em suma, as ferramentas mais utilizadas para a gestão de Não Conformidades são:

 5 Porquês

Resume-se em perguntar 5 vezes o porquê de um problema ter ocorrido, com a finalidade de descobrir a causa raiz da Não Conformidade. Essa ferramenta serve para problemas mais simples, com causas diretas, e é importante realizá-la com toda a equipe, a qual esteja envolvida no processo.

 Brainstorming

Trata-se do compartilhamento espontâneo de ideias, com o objetivo de encontrar a solução para um problema. É fundamental o envolvimento de toda equipe que faça parte do processo que ocorreu a Não Conformidade, assim teremos várias perspectivas diferentes e inovadoras.

 Matriz GUT

Auxilia na priorização da resolução de problemas. A sigla GUT é baseada em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Sendo que a gravidade representa o impacto da Não Conformidade nos processos internos, urgência diz o tempo para resolução do problema e tendência à possibilidade do crescimento do problema. Para cada um desses critérios é atribuída uma nota (de 1 a 5), que são multiplicados e resultam na pontuação da GUT. Em seguida, classifica a lista do maior para o menor número para escolher as prioridades. Através dessa ferramenta é possível saber exatamente por onde e quando começar a agir.

 Diagrama Ishikawa (Espinha de Peixe)

O Diagrama de Causa e Efeito tem por objetivo apontar todas as possíveis causas da Não Conformidade e seu efeito, através de uma representação gráfica, permitindo a verificação das causas e a relação delas com o problema ocorrido.

 5W2H

É um conjunto de questões utilizado para elaborar um plano de ação. A ferramenta 5W2H possibilita a descrição das ocorrências e facilita a visualização das ações necessárias para corrigi-las. Com essa ferramenta, será possível mapear as ações deixando claro o que deve ser feito (What?), quando será feito (When?), por quem será feito (Who?), onde (Where?), por que (Why?), como (How?) e quanto irá custar (How much?).

 PDCA

O ciclo PDCA possibilita o gerenciamento apropriado do processo, com planejamento, avaliação do desempenho, identificação das oportunidades de melhoria e aplicação de ações que tratam as Não Conformidades. Utiliza quatro passos que formam esse ciclo, sendo sempre repetidos na mesma ordem, um após o outro: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir). Ou seja, é necessário fazer um planejamento, colocá-lo em prática, monitorar seus resultados e agir na correção de possíveis erros.

 

 Conheça o software Portal ISO, uma ferramenta completa para o Gerenciamento de Não Conformidades, com inúmeras funcionalidades que podem ser utilizadas para identificar, registrar, analisar e tratar as não conformidades, como as citadas acima. O Portal ISO permite a personalização completa do processo de tratamento de uma não conformidade. Os gráficos e relatórios para Gestão de Não Conformidades gerados pelo Portal ISO facilitam a tomada de decisão baseada em evidência. Para quem deseja conhecer melhor as funcionalidades do Portal ISO, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.