Como gerenciar Não Conformidades?
Planejar a Gestão de Não Conformidades
Antes de, efetivamente, tratar uma não conformidade, é importante estabelecer o processo desse tratamento, ou seja, planejar como será feita a gestão de não conformidades. Esse planejamento permite padronizar o processo, fazendo com que ele funcione numa sequência pré-estabelecida, facilitando a implementação dessa cultura na empresa e o direcionamento de ações aos envolvidos. Defina como cada etapa será feita, quem serão os responsáveis, quais os critérios, ferramentas, formulários serão utilizados.
Treinar os Envolvidos
Além de planejar como funcionará a gestão de não conformidades, é essencial treinar todos os envolvidos. Afinal, para que o planejamento seja colocado em prática, será preciso mostrar às partes interessadas como realizar cada etapa e a sua importância no processo como um todo.
Identificar e Registrar a Não Conformidade
Depois de planejar cada etapa e treinar os colaboradores, conforme não conformidades surjam, é preciso identificá-las e registrá-las. Identificar uma não conformidade é perceber que algo não saiu como o planejado. Registrar a não conformidade é preencher o formulário com todas as informações sobre o ocorrido. Esse formulário deve ser padronizado e funcionará como um checklist.
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Determinar Causa Raiz e Estabelecer o Plano de Ação
Ao identificarmos uma não conformidade, precisamos determinar a sua causa, ou seja, o motivo dela ter acontecido. O objetivo é agir sobre a causa para que a não conformidade seja solucionada e não aconteça de novo. Posteriormente, devemos elaborar um plano de ação para planejar como cada causa será eliminada. Uma ferramenta muito útil para elaborar esse Plano de Ação é o 5W2H. Essa ferramenta funciona como um checklist, garantindo que os aspectos mais importantes do planejamento sejam abordados.
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Avaliar Eficácia das Ações
Todas as ações determinadas no Plano de Ação devem passar por uma análise para verificar se foram realizadas corretamente e se atingiu o objetivo. Se as ações não foram eficazes para tratar a não conformidade e evitar a sua recorrência, então novo processo deve ser iniciado, desde a análise de causa.
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