Dicas para o tratamento eficaz de Não Conformidades
É essencial que as organizações entendam o que está acontecendo em seus processos, principalmente quando não estiver sendo feito de forma correta, ou seja, quando há uma Não Conformidade. O diferencial de uma empresa com um sistema de gestão de qualidade, gestão integrada e outros está na forma como trata as Não Conformidades.
Pensando nisso, reunimos algumas dicas de como tratar as Não Conformidades de forma eficaz:
Compreenda a importância das Não Conformidades
É importante entendermos que melhorias só podem ser realizadas se os desvios forem identificados. Precisamos monitorar e atualizar os processos para que eles sempre forneçam os resultados esperados. Não existe um sistema de gestão que não tenha Não Conformidades, uma vez que sempre existirá oportunidades de melhoria.
Registre as ocorrências corretamente
Devemos registrar as Não Conformidades para auxiliar na análise dos problemas, das causas e no tratamento correto para os requisitos que não foram cumpridos. Uma forma de garantir que as informações necessárias serão registradas, é criar um Relatório de Não Conformidade, onde é registrado a natureza da Não Conformidade, as ações tomadas e os resultados obtidos. Logo, o relatório deve ser claro, objetivo e com o máxima de evidências possíveis.
Defina as responsabilidades e prazos para o tratamento das Não Conformidades
Defina o responsável e estabeleça prazos para que as Não Conformidades sejam tratadas imediatamente após a sua identificação. Isso fará com haja um planejamento mais qualificado e objetivo, aumentando as chances de que as ações eficientes sejam tomadas.
Utilize ferramentas para identificar a causa raiz
É muito mais eficaz resolver de fato os problemas do que apenas minimizá-los. Identificar a causa raiz significa entender o que realmente causou a Não Conformidade. E com ajuda de ferramentas que mostram onde os processos ou sistemas falharam, como por exemplo os 5 porquês e o Diagrama de Causa e Efeito, o tratamento das ocorrências se torna mais eficiente. O ideal é que a análise da causa raiz seja baseada em evidências objetivas e concretas.
Seja cauteloso ao traçar um plano de ação que elimine as causas das Não Conformidades
Tentar solucionar o problema sem explorar alternativas ou realizar uma análise adequada da ocorrência pode fazer com que ela se repita e até mesmo gere outras Não Conformidades. Após compreendermos as causas principais da Não Conformidade, é necessário definir e implementar ações para eliminá-las e prevenir sua recorrência.
Avalie a eficácia das ações tomadas e comunique aos interessados
Precisamos avaliar se as ações tomadas foram eficazes, isto é, se eliminaram as causas da Não Conformidade e evitaram a sua repetição. Caso verifique que as ações tomadas não foram adequadamente implementadas ou não foram eficazes, deve-se repetir o processo de tratamento da Não Conformidade.
É fundamental que todos os envolvidos com a Não Conformidade saibam do ocorrido e compreendam como foi solucionado a situação. Deve-se explicar os resultados obtidos e as consequências ocasionadas, ressaltando a necessidade de prevenção.
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