Como evitar as Não Conformidades?
Sabemos que não existe um sistema de gestão que não tenha Não Conformidades, visto que sempre existirá oportunidades de melhoria nos processos organizacionais. No entanto, há diversas formas de diminuirmos as chances de haver uma Não Conformidade em nossa organização, por exemplo:
Melhorar Continuamente os Processos
A melhor forma de evitar o não cumprimento de um requisito é buscando a melhoria contínua dos processos. É preciso alinhar os processos com os objetivos estratégicos da organização, ou seja, é necessário controlá-los. O controle de processos irá promover a diminuição de erros, aumento da produtividade e tornará o trabalho contínuo, deixando-o permanente e replicável.
Realizar Auditorias Internas
Auditoria Interna é uma ferramenta que avalia os controles, procedimentos e normas internas de uma organização. Ela fornece uma visão de como os processos e atividades estão sendo conduzidos, trazendo uma perspectiva consistente e positiva sobre a empresa auditada. Através dos seus resultados, é possível comprovar se há alguma não conformidade e identificar oportunidades de melhoria.
Elaborar e Implementar Planos de Ação
Um plano de ação é um conjunto de atividades planejadas que agilizam o processo como um todo. Vale ressaltar a importância de seguir todas as etapas do plano de ação rigorosamente, e caso haja alguma alteração é preciso registrá-la para evitar a perda de controle sobre o planejamento determinado. Ter um plano de ação já estruturado é uma ótima maneira de estar preparado para as não conformidades e corrigi-las adequadamente.
Documentar os Procedimentos
A prática de documentar os procedimentos faz com que os processos internos sejam claros e objetivos. O intuito é garantir maior controle das tarefas e qualidade na sua execução, além de orientar os colaboradores sobre suas responsabilidades. Documentar os procedimentos proporciona agilidade ao tentar identificar uma falha e também ao corrigi-la, caso seja encontrada.
Conscientizar a Equipe
Todos os colaboradores devem compreender a relevância de uma Não Conformidade para a organização. A equipe deve-se conscientizar sobre a necessidade de evitar uma Não Conformidade e como isso pode afetar o desempenho e os resultados da empresa. Essa conscientização promove a cultura da qualidade, pois demonstra o interesse da organização em melhorar seus processos e ambiente de trabalho.
Todos as práticas citadas anteriormente pretendem evitar Não Conformidades. Mas, mesmo que elas apareçam, será mais fácil de tratá-las. Lembre-se que evitar as Não Conformidades significa evitar prejuízos ou retrabalhos dentro da organização, isto é otimização de tempo e custo.
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