Relatório de Não Conformidade RNC
Registro de Não Conformidade
Um dos conceitos mais importantes da norma NBR ISO 9001 é a melhoria contínua do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Para que ela exista de forma significativa, é primordial o tratamento das Não Conformidades (NC) da organização. Para que esse processo ocorra de forma eficaz e organizada é fundamental o registro da Não Conformidade. Além disso, a ISO 9001:2015, deixa claro a necessidade de retermos informação documentada da Não Conformidade.
Descrição Inicial
Registre tudo o que for relevante para análise e tratamento da Não Conformidades de forma detalhada. Uma forma de garantir que informações importantes não sejam esquecidas ou ignoradas é utilizando um formulário padrão para o relatório de Não Conformidade (RNC). Ele funcionará como um checklist, com campos pré-definidos, obrigatórios ou não, mais extenso ou mais objetivo. Mas que garanta a coleta dos dados mais relevantes para análise e tratamento da Não Conformidade. Esse registro também pode ser feito em uma planilha, facilitando a visão geral de todas as Não Conformidades ou utilizando um software de gestão da qualidade.
Alguns campos possíveis para esse cadastro são: Tipo de NC (classificação), Origem (a forma como foi identificada), Reincidência (já ocorreu outras vezes), Abrangência (alcance dos impactos), Setor/ Departamento (local onde ela ocorreu), Ação Imediata (descreva as medidas que foram tomadas imediatamente), Responsável (pelo tratamento da NC), datas relevantes (identificação, limite para solucionar e limite para avaliar a eficácia) e descrição (deve conter um detalhamento completo do que aconteceu).
Ações e Análises
O tratamento de Não Conformidade pode ser tão extenso quanto necessário, a norma diz que “a organização deve tomar ações apropriadas baseadas na natureza da não conformidade e em seus efeitos sobre a conformidade de produtos e serviços”. Sendo assim, um formulário padrão pode ser apenas uma das etapas do registro da NC, dependendo da sua natureza e dos seus efeitos.
Por exemplo, podem ser utilizadas ferramentas para definição da causa da Não Conformidade, como os 5 porquês e o Diagrama de Causa e Efeito. Para as ações corretivas ou preventivas pode ser criado um plano de ação com o 5W2H. E para a análise de eficácia é possível criar indicadores ou monitoramentos. Dessa forma, registro da Não Conformidade não se limita ao preenchimento de um formulário inicial, que é o equivalente uma descrição geral, mas se estende aos desdobramentos do seu tratamento.
Software da Qualidade
O uso de um software pode ajudar bastante nesse processo. O Portal ISO aborda todos os requisitos auditáveis da norma NBR ISO 9001, inclusive Gestão de Não Conformidade. Possui as ferramentas citadas e muitas outras, além disso, notifica automaticamente colaboradores sobre suas responsabilidades, facilitando a Gestão da Qualidade.
O que a ISO 9001 diz?
“8.7.2 A organização deve reter informação documentada que:
a) descreva a não conformidade;
b) descreva as ações tomadas;
c) descreva as concessões obtidas;
d) identifique a autoridade que decide a ação com relação à não conformidade.”“10.2.2 A organização deve reter informação documentada como evidência:
a) da natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes tomadas;
b) dos resultados de qualquer ação corretiva.”
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