Como gerenciar Não Conformidades?
Planejar a Gestão de Não Conformidades
Antes de, efetivamente, tratar uma não conformidade, é importante estabelecer o processo desse tratamento, ou seja, planejar como será feita a gestão de não conformidades. Esse planejamento permite padronizar o processo, fazendo com que ele funcione numa sequência pré-estabelecida, facilitando a implementação dessa cultura na empresa e o direcionamento de ações aos envolvidos. Defina como cada etapa será feita, quem serão os responsáveis, quais os critérios, ferramentas, formulários serão utilizados.
Treinar os Envolvidos
Além de planejar como funcionará a gestão de não conformidades, é essencial treinar todos os envolvidos. Afinal, para que o planejamento seja colocado em prática, será preciso mostrar às partes interessadas como realizar cada etapa e a sua importância no processo como um todo.
Identificar e Registrar a Não Conformidade
Depois de planejar cada etapa e treinar os colaboradores, conforme não conformidades surjam, é preciso identificá-las e registrá-las. Identificar uma não conformidade é perceber que algo não saiu como o planejado. Registrar a não conformidade é preencher o formulário com todas as informações sobre o ocorrido. Esse formulário deve ser padronizado e funcionará como um checklist.
Veja mais sobre como identificar uma não conformidade, clicando aqui!
Determinar Causa Raiz e Estabelecer o Plano de Ação
Ao identificarmos uma não conformidade, precisamos determinar a sua causa, ou seja, o motivo dela ter acontecido. O objetivo é agir sobre a causa para que a não conformidade seja solucionada e não aconteça de novo. Posteriormente, devemos elaborar um plano de ação para planejar como cada causa será eliminada. Uma ferramenta muito útil para elaborar esse Plano de Ação é o 5W2H. Essa ferramenta funciona como um checklist, garantindo que os aspectos mais importantes do planejamento sejam abordados.
Veja mais sobre como determinar a causa raiz de uma não conformidade, clicando aqui!
Avaliar Eficácia das Ações
Todas as ações determinadas no Plano de Ação devem passar por uma análise para verificar se foram realizadas corretamente e se atingiu o objetivo. Se as ações não foram eficazes para tratar a não conformidade e evitar a sua recorrência, então novo processo deve ser iniciado, desde a análise de causa.
Conheça o software Portal ISO, uma ferramenta completa para o Gerenciamento de Não Conformidades, com inúmeras funcionalidades que podem ser utilizadas para identificar, registrar, analisar e tratar as não conformidades. O Portal ISO permite a personalização completa do processo de tratamento de uma não conformidade. Os gráficos e relatórios para Gestão de Não Conformidades gerados pelo Portal ISO facilitam a tomada de decisão baseada em evidência. Para quem deseja conhecer melhor as funcionalidades do Portal ISO, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.